Al documentar tus procesos aseguras la continuidad de tu negocio.
Es frecuente encontrar como al preguntarle a un gerente si podría repetir ese caso de éxito, apenas puede hilvanar sus propias acciones, varias de ellas producto de su inspiración.
Pero si tener un negocio se trata de asegurar el éxito constante (aunque no siempre asegurado), porqué resulta difícil replicar lo que te salió bien e incluso enseñárselo a otros en tu empresa como lograrlo.
Quienes han podido hacer de una franquicia un modelo de negocios, documentando sus procesos, saben cómo han logrado ganar dinero y además siguen obteniéndolo a través de otros.
Pero si has podido llegar hasta aquí sin registrar, ni medir ni documentar tus procesos, ¿Por qué hacerlo ahora?
Justo porque no lo has hecho y ya no tienes el tamaño de cuando comenzó tu negocio, deberías hacerlo, allí se esconde el secreto de la escalabilidad para crecer de forma sostenida en niveles que hasta los momentos no conoces.
¿Porque algunas organizaciones rechazan la documentación de sus procesos, aun aquellos que les son tan necesarios?
Mientras unas organizaciones en poco tiempo logran un éxito sorprendente, otras pese a su antigüedad no lo alcanzan
Luego no es un problema de antiguedad.
Cuando una organización no sabe como repetir su exito consistentemente, es porque existen ganancias secundarias que por mucho tiempo han convivido entre los miembros de la gerencia y debido a ellas, no se muestran interesados en dar el próximo paso. A continuación algunas de esas ganancias:
- ¿Para que escalar, crecer y codearse con los grandes si eso nos traerá exigencias para las que no estamos preparados?, así estamos bien. Un detalle: no cambiar para mejorar es señal oportuna de que empezaras a retroceder.
- Cuando el dueño o fundadores del negocio centralizan la toma de decisiones, frecuentemente no compartiran lo lo que han aprendido, ya sea por celos o por otras razones y asi aquello que más les ha costado, terminarán por perderlo.
- ¿Registrar los procesos comerciales, operativos y administrativos tienen sentido, cuando todo ello lo puedes automatizar? De seguro lo puedes hacer, pero esa no es la razón de tu éxito de lo contrario muchos otros lo habrían podido lograr.
- La documentación de tus procesos te asegurará poder transmitir a tu gente como y por que lo hacemos, la forma más ágil de cambiar y así de esta forma la riqueza de la empresa permanecerá en sus equipos de trabajo.
- Otra razón por la que somos a veces resistentes a documentar nuestro éxito en los procesos, radica en la estrategia de centralizar el poder en manos de algunos talentos, especialmente aquellos que nos han acompañado durante un largo rato, pero luego cuando quieres incorporar profesionales con otras perspectivas, como el teflón, estos son rechazados y terminan siendo despedidos o renuncian.
¿Cómo puedes implementar estrategias para controlar la falta de documentación de los procesos en tu negocio?
Comienza por documentarlos de una forma ágil, que te parece:
- hacerlo sin manuales,
- que sean fáciles de consultar, a toda hora, en todo momento desde cualquier dispositivo
- accesibles para quién los necesite,
- en los momentos clave para cerrar negocios, resolver problemas administrativos y así acelerar el crecimiento.
- Por cierto, que sean mucho más fáciles de actualizar, modificar e interpretar, no habrá problemas porque no se perderán y dañarán.
- ¿Puede que te preocupe que pasará si se enteran quien no debía? ¡Te aseguro en el que otros no sepan la solución a los problemas actuales y solo pocos si, ¡te cuesta más dinero!.
- Luego centra, privilegia y proporciona la capacitación necesaria para que tu empresa sea competitiva por la calidad de sus equipos de trabajo.
Ahora te toca, si te das cuenta que centralizas muchas o frecuentes decisiones, llego el momento de prepararse para crecer con orden. Esta consigna es necesaria para lograr la escalabilidad del negocio, pasar al siguiente nivel, allí donde debes ceder poder si lo que quieres es destacar.
En relación a lo anterior, si decides postergarlo o no lo crees necesario, ten en cuenta que la realidad se impondrá, la falta de acción producirá desaceleramiento que otros aprovecharan, no por no cambiar significa que seguirás igual.
¿Por dónde comenzar?
- Por tus procesos comerciales y operativos
- Luego desarrolla tus equipos de trabajo
- Emplea plataformas de aprendizaje en línea para la divulgación de las mejores prácticas.
- Ponle fecha al proceso y hazte un plan para desmontar las ganancias secundarias.
Te parece ambicioso lo que leíste, es sencillo de enunciar, pero no fácil de ejecutar, en nuestro Blog, podrás encontrar como lo hemos hecho.
También encontrarás varias herramientas muy versátiles para todo tipo de empresa, ajustándose al momento de la empresa, como un guante, te protege, pero no incomoda.
Consigue las estrategias que mejor se adpaten a las necesidades de tu negocio.